FAQs für Institutionen
> Ansprechpartner
Wen kontaktiere ich bei Fragen?
> Zugang zum Produktangebot
Wie erhalten die Mitglieder meiner Institution Zugang zum FID-Produktangebot?
> Registrierung als Institution und Nutzerkonto - relevant nur bei Zuständigkeit für das Nutzerkonto
>> Meine Registrierung als Institution
Wie kann ich meine Institution für den Zugang zum Produktangebot des FID registrieren?
Wie kann ich meine Institution bei einem weiteren FID registrieren?
>> Mein Nutzerkonto
Was ist meine "Persönliche Seite"?
Welche Berechtigung habe ich beim FID?
Wie kann ich die allgemeinen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?
Wie kann ich die FID-spezifischen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?
Wie kann ich in verschiedenen Rollen unterwegs sein - als Institution und als Einzelnutzer?
>> Login und Benutzerdaten
Wie erhalte ich ein neues Passwort?
Was mache ich, wenn ich meinen Benutzernamen vergessen habe?
Was kann ich tun, wenn der Login nicht funktioniert?
> Registrierung und Verwaltung der Mitglieder - relevant nur bei Zuständigkeit für die Verwaltung der Einzelnutzer
Ist eine persönliche Registrierung der Mitglieder meiner Institution als Einzelnutzer nötig?
Wer übernimmt die Verwaltung der Einzelnutzer?
Werde ich benachrichtigt, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?
Was muss ich tun, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?
Wie behalte ich den Überblick über die registrierten Mitglieder meiner Institution?
Wie finde ich ein registriertes Mitglied meiner Institution?
Wie kann ich die Daten im Nutzerkonto meiner Mitglieder aktualisieren?
Wie lange gilt die Berechtigung meiner Mitglieder?
Was muss ich tun, wenn die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution abläuft?
Was muss ich tun, wenn sich die Statusgruppe eines Mitglieds meiner Institution ändert?
Wie verlängere ich die Ablauffrist eines Mitglieds meiner Institution?
Wie kann ich die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution ändern?
Was muss ich tun, wenn ein Mitglied meiner Institution ausscheidet?
> Exportschnittstelle / API
Wie kann ich die Teilnehmerdaten abrufen?
Wie erhalte ich vordefinierte Exporte und Reporte?
Wie kann ich die Schnittstelle / API direkt ansprechen?
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Ansprechpartner
Wen kontaktiere ich bei Fragen?
Das Kontaktformular ist der einfachste Weg mit dem FID Kontakt aufzunehmen. Ihre Anfrage wird direkt an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID weitergeleitet.
Bitte beachten Sie: Sollten Sie bei Aufruf des Kontaktformulars im System angemeldet sein, wird die Antwort vom FID an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse versendet, die nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Allgemeine Daten der Institution" im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Sofern die Antwort an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden soll, geben Sie dies bitte explizit in Ihrer Nachricht im Kontaktformular an.
Zugang zum Produktangebot
Wie erhalten die Mitglieder meiner Institution Zugang zum FID-Produktangebot?
Wenn Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis des FID gehört, dann erhalten die Mitglieder Zugang zum FID-Angebot. Aktuelle Informationen dazu erhalten Sie über den Menüpunkt Nutzerkreis. Einige der Produkte haben spezifische Nutzerkreise und evtl. haben die Angehörigen Ihrer Institution nicht zu allen Produkten des FID Zugang. Zu manchen Produkten besteht institutions- bzw. campusweiter Zugang (IP-gesteuert), für andere Produkten ist ein persönliches Login nötig.
Meist übernimmt der FID die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises, so dass Ihre Institution in den Registrierungsprozess nicht involviert ist. Für den seltenen Fall, dass eine eigenständige Registrierung Ihrer Institution nötig ist, können Sie diese über den Menüpunkt Registrierung vornehmen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie hier.
Für manche Produkte müssen sich die Mitglieder Ihrer Institution persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren und ggf. die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution nachweisen. Jedes erfolgreich registrierte Mitglied erhält eine persönliche Berechtigung, die meist jährlich erneuert werden muss. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. Auf das Produktangebot des FID können Ihre Mitglieder dann über die bei den einzelnen Produkten hinterlegten URLs zugreifen, die Sie über den Menüpunkt FID-Lizenzen / Produkte erreichen.
Für welche Lizenzen Ihre Institution eine Berechtigung hat wird Ihnen, wenn eingeloggt, in ihrem Nutzerkonto unter "Lizenzen" angezeigt. Über die Facette "Art der Lizenz" können Sie filtern, ob es sich um eine "Campuslizenz" (IP-gesteuerter Zugang) oder eine "Einzelnutzerlizenz" (Zugang mit persönlicher Kennung) handelt. Die Einzelnutzerlizenzen werden auf Ihre Mitglieder vererbt und werden auch in den Nutzerkonten Ihrer Mitglieder angezeigt.
Bei allen Fragen rund um Produktangebot und berechtigten Nutzerkreis wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.
Registrierung und Nutzerkonto - relevant nur bei Zuständigkeit für das Nutzerkonto
Meine Registrierung als Institution
Wie kann ich meine Institution für den Zugang zum Produktangebot des FID registrieren?
Eine Erstregistrierung beim FID als Institution, sofern möglich, erfolgt über den Menüpunkt Registrierung. Voraussetzung für eine Registrierung ist, dass Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis des FID gehört und beim FID eine eigenständige Registrierung von Institutionen möglich ist.
Häufig ist keine eigenständige Registrierung durch Ihre Institution nötig, da der FID die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises übernimmt. Aktuelle Informationen dazu erhalten Sie in der Regel über den Menüpunkt Nutzerkreis. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.
Falls im Schritt 3 der Punkt "Registrierung für Institutionen" nicht wählbar ist, dann ist keine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich. Evtl. ist die "Erstregistrierung für Institutionen" auch bereits in Schritt 2 wählbar, so dass Schritt 3 entfällt.
Bitte füllen Sie, nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, das Anmeldeformular aus, indem Sie die Angaben in den Bereichen "Adresse", "Kontakt", Einzelnutzerregistrierung", "Authentifizierung" und "Weiteres" vervollständigen.
Die meisten Angaben im institutionellen Teilnehmerkonto sind FID-unabhängig. Zu diesen allgemeinen Daten der Institution gehören die Angaben unter "Adresse", "Kontakt" und "Weiteres" sowie die IP-Adressen und die Entity-ID für Shibboleth unter "Authentifizierung". Es gibt aber auch FID-spezifische Angaben, zu denen der gesamte Bereich "Einzelnutzerregistrierung" gehört. Sofern Ihre Institution zum Nutzerkreis eines weiteren FID gehört, sind dort bei Registrierung dann nur noch die spezifischen Angaben für den weiteren FID zu ergänzen - zur Registrierung bei einem weiteren FID können Sie hier weiterlesen. Die allgemeinen, FID-unabhängigen Angaben werden nur einmal abgefragt und gelten dann für alle FID. Die FID-spezifischen Angaben ermöglichen es, den Ablauf der Einzelnutzerregistrierung individuell und bedarfsgerecht pro FID zu konfigurieren.
Wichtig ist bei den allgemeinen Daten neben den Adressdaten vor allem die E-Mail-Adresse im Bereich "Kontakt":
Hier sollte eine zentrale Kontaktadresse für das institutionelle Nutzerkonto hinterlegt sein. Wenn Ihre Institution die Registrierung eigenständig vornimmt, ihre Angaben im Nutzerkonto auch weiterhin pflegt und evtl. auch die Verwaltung der Einzelnutzer bei einem FID übernimmt, spielt diese Kontakt-E-Mail-Adresse eine wichtige Rolle. Dorthin gehen die Zugangsdaten für Ihre Institution, insbesondere auch bei Änderung.
Bei den FID-spezifischen Daten ist der Bereich "Einzelnutzerregistrierung" besonders wichtig:
Im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" ist die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" standardmäßig aktiviert. Ist sie deaktiviert, dann können Mitglieder Ihrer Institution sich nicht persönlich beim aktuellen FID registrieren, die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution kann bei der Registrierung dann nicht ausgewählt werden. Bitte deaktivieren Sie die Option nur, wenn der Zugang zum Produktangebot des FID auch ohne persönliche Registrierung Ihrer Mitglieder ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung.
Wenn sich die Mitglieder Ihrer Institution persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren müssen, wählen sie dabei die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution aus und weisen diese ggf. nach. Über die "Mitteilung an Einzelnutzer" teilen Sie Ihren Mitgliedern mit, wie dieser Nachweis, sofern erforderlich, zu erbringen ist. Eine kurze Schritt-für-Schritt-Skizze zum Workflow der Einzelnutzerregistrierung aus Institutionssicht finden Sie im Rahmen der institutionellen Registrierung - um dorthin zu wechseln, klicken Sie bitte hier.
Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und anschließender Bestätigung über den Button "registrieren" erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Der FID prüft anschließend Ihre Zugangsberechtigung, über die Sie wiederum automatisch per E-Mail informiert werden. Sofern Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis gehört, erhalten Sie die Freischaltungsinformation mit Ihren Zugangsdaten und eine Nachricht zum weiteren Procedere. Diese E-Mail mit den Zugangsdaten geht an die bei der Registrierung hinterlegte zentrale Kontaktadresse. Eine weitere E-Mail geht an die FID-spezifische E-Mail-Adresse zur "Einzelnutzerregistrierung" und informiert darüber, ob eine erweiterte Berechtigung für die Verwaltung der Einzelnutzer vergeben wurde.
Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich einloggen und kommen zu Ihrer persönlichen Seite - mehr zu Ihrer persönlichen Seite erfahren Sie hier. Insbesondere sehen Sie dort, ob Sie nur Zugang zu Ihren Nutzerdaten haben oder der FID Ihnen auch die Verwaltung der Einzelnutzer überträgt - mehr zu Ihren Berechtigungen erfahren Sie hier.
Sofern die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" nicht deaktiviert ist, informieren Sie bitte die Mitglieder Ihrer Institution über die Möglichkeit zur Registrierung als Einzelnutzer über den Menüpunkt Registrierung. Die Mitglieder wählen bei der Registrierung die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution aus, diese Zugehörigkeit muss dann ggf. von Ihnen geprüft und bestätigt werden. Über jede Registrierung eines Einzelnutzers beim FID erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an die FID-spezifisch unter "Einzelnutzerregistrierung" hinterlegte E-Mail-Adresse. Für weitere Informationen zu den Workflows bei Verwaltung der Einzelnutzer lesen Sie bitte hier weiter.
Wie kann ich meine Institution bei einem weiteren FID registrieren?
Bei einem weiteren FID können Sie Ihre Institution registrieren, wenn Sie bereits über ein FID-Nutzerkonto Ihrer Institution verfügen, Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis dieses weiteren FID gehört und auch bei diesem FID eine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich ist. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID. Die Registrierung erfolgt über Ihr bestehendes FID-Nutzerkonto, so dass Sie mit einem Login Zugang zu den verschiedenen FID-Portalen erhalten.
Bitte melden Sie sich mit Ihren bestehenden Zugangsdaten auf der Seite des FID an, bei dem Sie sich zusätzlich registrieren möchten. Sofern bei diesem FID eine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich ist, erscheint auf Ihrer persönlichen Seite nun ein Button, über den Sie die zusätzliche Registrierung bei dem weiteren FID anstoßen können.
Nach Akzeptieren der Nutzungsbedingungen werden Sie aufgefordert, die FID-spezifischen Angaben zur "Einzelnutzerregistrierung" zu ergänzen.
Weitere Einzelheiten zu diesen Felder finden Sie hier bei der Beschreibung der Erstregistrierung. Nach Abschließen der Registrierung sehen Sie auf Ihrer persönlichen Seite bereits den Status der Berechtigung Ihrer Institution beim zusätzlich gewählten FID.
Der weitere Workflow ist wie bei der Erstregistrierung - lesen Sie dazu bitte hier nach. Sie erhalten automatisch eine Bestätigung per E-Mail und werden auch über das Ergebnis der Prüfung Ihrer Zugangsberechtigung durch den FID informiert.
Mein Nutzerkonto
Was ist meine "Persönliche Seite"?
Die "Persönliche Seite" Ihrer Institution enthält alle Informationen und Nutzerdaten zu Ihrem Konto. Um zu Ihrer persönlichen Seite zu kommen, klicken Sie bitte rechts oben auf "Anmelden", oder, sofern Sie bereits im System angemeldet sind, auf Ihren Namen und wählen Ihre "Persönliche Seite" an.
Über Ihre persönliche Seite stehen folgende Funktionalitäten bereit:
- Bearbeiten Ihres Nutzerkontos: allgemeine Daten
- Überblick über Ihre Berechtigungen bei den FID und ggf. Bearbeiten Ihrer FID-spezifischen Daten beim aktuellen FID (nur bei "berechtigt+Adminrechte")
- Überblick über die als Einzelnutzer beim aktuellen FID registrierten Mitglieder Ihrer Institution (nur bei "berechtigt+Adminrechte" sind die Teilnehmer verlinkt)
- Exporte und Reporte zu den beim aktuellen FID registrierten Mitgliedern Ihrer Institution (nur bei "berechtigt+Adminrechte" sind die Exporte nicht leer)
- Anzeige der aktuellen Nutzerzahlen der beim aktuellen FID registrierten Mitglieder Ihrer Institution (nur bei "berechtigt+Adminrechte" ist die tatsächliche Anzahl zu sehen)
- ggf. Aufgabenliste zur Erledigung Ihrer Aufgaben beim aktuellen FID / Vergabe der Zugehörigkeitsberechtigung (nur bei "berechtigt+Adminrechte")
- (fehlt noch im Screenshot) Die Liste der "lizenzierten Angebote", zu denen für die Mitglieder Ihrer Institution Zugang besteht. Dort sind die Lizenzen aufgeführt, die über die Infrastruktur von fid-lizenzen.de bereitgestellt werden. Nationallizenzen etwa gehören nicht dazu, da die Verwaltung über www.nationallizenzen.de erfolgt.
Insbesondere Ihre Aufgabenliste sollten Sie immer im Blick behalten, sofern Ihre Institution die Verwaltung der Registrierung ihrer Mitglieder als Einzelnutzer übernimmt. Dort finden Sie alle Konten von Einzelnutzern, die auf ihre Berechtigung warten, weil die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim aktuellen FID noch zu prüfen ist. Bitte achten Sie auch darauf, die Daten des Teilnehmerkontos Ihrer Institution immer aktuell zu halten, vor allem die hinterlegten E-Mail-Adressen, sowohl den zentralen Kontakt als ggf. auch die FID-spezifischen E-Mail-Adressen für die Verwaltung der Einzelnutzerregistrierung.
Welche Berechtigung habe ich beim FID?
Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der Seite des FID ein und öffnen Sie Ihre Persönliche Seite. Rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)" sehen Sie alle FID, bei denen Ihre Institution aktuell registriert ist, - als erstes ist der FID gelistet, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind. Dort finden Sie auch die Berechtigung Ihrer Institution, die der jeweilige FID vergibt.
Folgende Berechtigungsstatus bei einem FID sind möglich:
- in Prüfung: die Berechtigung ist noch "in Prüfung" beim FID
- berechtigt: Ihre Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis des FID. Sofern eine Registrierung von Mitgliedern Ihrer Institution vorgesehen ist, übernimmt der FID die Verwaltung dieser "Einzelnutzer" und vergibt die Zugehörigkeitsberechtigungen. Mit Ihrer institutionellen Zugangskennung haben Sie Schreibrechte für die allgemeinen Daten des Institutionskontos, jedoch keine Rechte für die Einzelnutzerkonten. Bei Status "berechtigt" Ihrer Institution beim FID sollte dort also immer eine E-Mail-Adresse des FID hinterlegt sein, damit dieser über Registrierungen von Einzelnutzern informiert wird.
- berechtigt+Adminrechte: Ihre Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis des FID. Sofern eine Registrierung von Mitgliedern Ihrer Institution vorgesehen ist, übernimmt Ihre Institution die Verwaltung dieser "Einzelnutzer". Zu diesem Zweck erhält die Institution über ihre Zugangskennung zusätzliche Rechte bei diesem FID, über die sie sowohl die eigenen FID-spezifischen Daten aktualisieren als auch die Zugehörigkeitsberechtigung für die Einzelnutzer vergeben kann.
- nicht berechtigt: Ihre Institution gehört nicht zum berechtigten Nutzerkreis des FID.
Sofern Sie Zugang zum Nutzerkonto haben, können Sie immer die allgemeinen Daten aktualisieren, wie hier beschrieben. Die spezifischen Daten bei einem FID können Sie nur aktualisieren, falls Sie dort "berechtigt+Adminrechte" haben - mehr dazu erfahren Sie hier.
Die Daten der zugehörigen Einzelnutzerkonten (wie hier beschrieben) sowie die Zugehörigkeitsberechtigung zu Ihrer Institution für die Einzelnutzer können Sie bei einem FID nur vergeben bzw. aktualisieren, falls Sie dort "berechtigt+Adminrechte" haben - mehr dazu erfahren Sie hier.
Zum Vergleich nochmal der Blick auf die persönliche Seite der gleichen Institution wie oben, nun aber eingeloggt bei einem FID, bei dem sie "berechtigt+Adminrechte" hat. Bei diesem FID kann sie ihre FID-spezifischen Daten bearbeiten und sieht ihre Aufgabenliste.
Die Institution wird über jede Änderung ihrer Berechtung informiert. Auch das zuständige Serviceteam wird über Änderungen im Nutzerkonto automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich).
Wie kann ich die allgemeinen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?
Zu den allgemeinen, FID-unabhängigen Angaben im Teinehmerkonto der Institution gehören u.a. die Adressdaten und der zentrale E-Mail-Kontakt sowie institutionsspezifische IDs und IP-Adressen. Die Einzelheiten zum Ablauf der Einzelnutzerregistrierung sind Bestandteil der FID-spezifischen Angaben - wie Sie diese bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Bitte loggen Sie sich zur Aktualisierung der allgemeinen Daten auf der Seite eines FID ein und öffnen Sie Ihre persönliche Seite. Um Ihre allgemeinen Daten zu bearbeiten, wählen Sie den Reiter „meine allgemeinen Daten bearbeiten“ aus.
Im Bearbeitungsmodus können Sie die meisten der Daten im Bereich "Adresse", "Kontakt", "Authentifizierung" und "Weiteres" aktualisieren und anschließend speichern.
Wichtig ist neben den Adressdaten vor allem die E-Mail-Adresse im Bereich Kontakt. Hier sollte immer eine aktuelle zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse für das institutionelle Nutzerkonto hinterlegt sein. Dorthin gehen bei Änderung die neuen Zugangsdaten für Ihre Institution - zur Änderung der Zugangsdaten können Sie hier weiterlesen.
Im Bereich Authentifizierung können Sie die IP-Adressen Ihrer Einrichtung hinterlegen.
Bei der Bearbeitung von Daten müssen die Pflichtfelder immer ausgefüllt werden. Im Bearbeitungsmodus sind sie durch ein rotes Quadrat gekennzeichnet, ebenso wie jeder Bereich, der ein oder mehrere Pflichtfeldern enthält. Wird ein Pflichtfeld nicht befüllt, dann erscheint dort der Hinweis " … erfordert eine Eingabe“. Einige Felder werden beim Speichern zusätzlich validiert. Ist ein Feld nicht valide, schlägt das Speichern fehl, nicht valide Felder sind dann markiert, mit einem Hinweis versehen und zu korrigieren. Wenn das Speichern aufgrund nicht befüllter Pflichtfelder oder nicht erfolgreicher Validierung fehlschlägt, erscheint im aktuell angezeigten Bereich die Fehlermeldung "Bitte korrigieren Sie die angezeigten Fehler". Bitte kontrollieren Sie dann in allen Bereichen, nicht nur im aktuellen, die markierten Felder und korrigieren diese.
Jeder Bereich enthält im Bearbeitungsstatus das Feld "Änderungsnotiz", in dem Kommentare für die Bearbeitungshistorie eingefügt werden können.
Über Änderungen in Ihrem Nutzerkonto wird das zuständige Serviceteam automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich).
Wie kann ich die FID-spezifischen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?
Zu den FID-spezifischen Angaben im Teilnehmerkonto der Institution gehören die Einzelheiten zum Ablauf der Einzelnutzerregistrierung. Die Adressdaten, der zentrale E-Mail-Kontakt sowie institutionsspezifische IDs und IP-Adressen sind Bestandteil der FID-unabhängigen, allgemeinen Angaben - wie Sie diese bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Bitte loggen Sie sich zur Aktualisierung der FID-spezifischen Daten mit Ihren Zugangsdaten auf der Seite des FID ein und öffnen Sie Ihre persönliche Seite. Die FID-spezifischen Daten finden Sie rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)". Dort sind alle FID, bei denen Ihre Institution aktuell registriert ist, aufgeführt mit den bedarfsgerechten FID-spezifischen Angaben und dem jeweiligen Berechtigungsstatus Ihrer Institution. Als Institution können Sie die FID-spezifischen Angaben bei allen FID aktualisieren, bei denen Ihr Teilnehmerkonto die Berechtigung "berechtigt+Adminrechte" hat. Mehr zu den Berechtigungen finden Sie hier. Wenn Ihre Institution beim FID, auf dessen Seite Sie aktuell eingeloggt sind und der als erster aufgeführt ist, Status "berechtigt+Adminrechte" hat, dann können Sie nun die Angaben aktualisieren.
Wenn Sie die FID-spezifischen Daten bei einem anderen FID, bei dem Ihre Institution "berechtigt+Adminrechte" hat, ändern wollen, dann müssen Sie zunächst zu diesem FID wechseln, um "Bearbeiten" auszuwählen.
Anschließend können Sie die FID-spezifischen Daten im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" aktualisieren und speichern.
Weitere Einzelheiten zu diesen Felder finden Sie hier bei der Beschreibung der Erstregistrierung.
Wie kann ich in verschiedenen Rollen unterwegs sein - als Institution und als Einzelnutzer?
Als Institution haben Sie vermutlich auch ein Login als Einzelnutzer (digitale Shibboleth-Identitäten).
- In der Rolle der Institution können Sie Ihre Daten im Nutzerkonto aktualisieren und die Verwaltung der Einzelnutzer vornehmen (letzteres nur bei "berechtigt+Adminrechte").
- Nur mit einer persönlichen Einzelnutzerkennung können Sie auf das Produktangebot zugreifen.
Bitte beachten Sie, dass Sie im gleichen Browser nicht zugleich mit verschiedenen digitalen Identitäten angemeldet sein können. Die aktuelle Sitzung wird nach einiger Zeit automatisch per Timeout beendet. Wenn Sie die Sitzung selbst beenden möchten ohne den Browser zu schließen, ist die Verwendung eines privaten Fensters oder eines weiteren Profils zu empfehlen. Sobald Sie dieses Fenster schließen, ist auch die Sitzung beendet. Alternativ können Sie auch einen zweiten Browser öffnen, um in die andere Rolle zu schlüpfen. Vermutlich stehen Ihnen mehrere verschiedene Browser zur Verfügung.
Login und Benutzerdaten
Wie erhalte ich ein neues Passwort?
Bitte seien Sie mit Passwortänderungen des institutionellen Teilnehmerkontos vorsichtig, da evtl. mehrere Personen diesen Zugang nutzen und Sie das neue Passwort ggf. nicht direkt zugesendet bekommen.
Für die Änderung nutzen Sie bitte das Passwortformular. Das neue Passwort wird immer an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse versendet, die nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Allgemeine Daten der Institution" im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Achten Sie deshalb immer darauf, diese E-Mail-Adresse aktuell zu halten. Das Passwort wird automatisch generiert und kann nicht manuell geändert werden.
Das neue Passwort sollte dann vom zentralen Kontakt des Nutzerkontos ggf. an die FID-spezifischen Kontakte für Belange der Einzelnutzerregistrierung weitergegeben werden. Diese finden Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)".
Zumindest dort, wo die Institution den Berechtigungsstatus "berechtigt+Adminrechte" hat, also in den Registrierungsworkflow miteingebunden ist und die Einzelnutzerverwaltung ihrer Mitglieder übernimmt, werden die Zugangsdaten benötigt - mehr zum Berechtigungsstatus erfahren Sie hier. Bei Fragen wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns.
Was mache ich, wenn ich meinen Benutzernamen vergessen habe?
Bitte nutzen Sie dazu das folgende Online-Formular: Nutzername vergessen?
Beachten Sie bitte, dass hier die Kontakt-E-Mail-Adresse angegeben werden muss, die in Ihrem Nutzerkonto als zentraler "Kontakt" unter "Allgemeine Daten der Institution" hinterlegt ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns.
Was kann ich tun, wenn der Login nicht funktioniert?
Bitte nutzen Sie das Kontaktformular. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen.
Ihre aktuelle Sitzung wird automatisch nach etwa einer halben Stunde Inaktivität beendet. Sie können Ihr Login auch bereits früher beenden, indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Auch das Schließen des Browsers sollte zu einem Logout führen, da dabei die Cookies meist automatisch gelöscht werden. Mittlerweile gibt es auch die Möglichkeit zum "Abmelden".
Registrierung und Verwaltung der Mitglieder - relevant nur bei Zuständigkeit für die Verwaltung der Einzelnutzer
Ist eine persönliche Registrierung der Mitglieder meiner Institution als Einzelnutzer nötig?
In der Regel müssen sich die Mitglieder Ihrer Institution persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren und dabei ggf. die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution nachweisen. Als Einzelnutzer erhalten sie dann eine persönliche Berechtigung, die jährlich erneuert werden muss. Ob die Registrierung für Mitglieder Ihrer Institution beim aktuellen FID möglich ist, sehen Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)".
Die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" ist standardmäßig aktiviert. Eine Deaktivierung sollte nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie hier bei den Informationen zur Erstregistrierung. Wie Sie diese Option aktivieren/deaktivieren können erfahren Sie hier.
Eine Ausnahme kann bestehen, wenn der Zugang zum Produktangebot des FID auch ohne persönliche Registrierung Ihrer Mitglieder ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung. Ob das für die aktuellen FID-Lizenzen umgesetzt werden kann, sollten Sie bei Interesse an IP-gesteuerter Freischaltung über das Kontaktformular mit Ihrem/ihrer Ansprechpartner/in beim FID besprechen.
Wer übernimmt die Verwaltung der Einzelnutzer?
Meist übernimmt der FID die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises, so dass die Institutionen in den Registrierungsprozess nicht involviert sind. In diesem Fall sind die weiteren Workflows zur Einzelnutzerregistrierung und Verwaltung der registrierten Mitglieder für die Institution nicht relevant. Allgemeine Informationen dazu erhalten Sie über den Menüpunkt Nutzerkreis auf der Seite des FID.
Wer aktuell die Einzelnutzerverwaltung für die Mitglieder Ihrer Institution übernimmt, sofern vorgesehen, sehen Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)".
Dort sind alle FID gelistet, bei denen Ihre Institution registriert ist - als erstes der FID, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind. Für jeden FID ist der Berechtigungsstatus Ihrer Institution aufgeführt: Bei "berechtigt" übernimmt der FID die Einzelnutzerverwaltung, bei "berechtigt+Adminrechte" übernimmt typischerweise die Institution - mehr zu den Berechtigungen erfahren Sie hier. Außerdem können Sie die weiteren Einzelheiten zum FID-spezifischen Ablauf der Einzelnutzerregistrierung einsehen: die "E-Mail", an die alle Nachrichten rund um die Einzelnutzerverwaltung gehen, und die "Mitteilung an Einzelnutzer" zum vorgesehenen Vorgehen beim Nachweis der Zugehörigkeit zu Ihrer Institution. Wie diese FID-spezifischen Angaben zur Einzelnutzerregistrierung aktualisiert werden können, erfahren Sie hier.
Werde ich benachrichtigt, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?
Ja, sofern Sie die Einzelnutzerregistrierung beim FID übernehmen, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Diese geht immer an die Adresse, die im Nutzerkonto Ihrer Institution für Belange der Einzelnutzerregistrierung beim jeweiligen FID hinterlegt ist. Diese E-Mail-Adresse wird nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)" angezeigt. Die E-Mail-Adresse für Belange der Einzelnutzerregistrierung können Sie aktualisieren, indem Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln - mehr dazu erfahren Sie hier.
Gleichzeitig erscheint dann, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), das Einzelnutzerkonto in Ihrer Aufgabenliste und wartet auf Prüfung und Vergabe der Zugehörigkeitsberechtigung. Der Link zu Ihrer Aufgabenliste ist auch in der automatisch versendeten Nachricht enthalten. Wie Sie nun die Berechtigung vergeben, können Sie hier nachlesen.
Was muss ich tun, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?
Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), haben Sie im Nutzerkonto Ihrer Institution FID-spezifische Angaben zum Prozedere gemacht, ob Angehörige Ihrer Institution die Zugehörigkeit nachweisen müssen und wie sie dabei ggf. vorgehen können. Sie können diese "Mitteilung an Einzelnutzer" jederzeit nach Login auf der persönlichen Seite Ihrer Institution rechts unter "Fachinformationsdienste" überprüfen oder in den Bearbeitungsmodus wechseln und sie aktualisieren. Wenn Sie die Angaben bearbeiten wollen, lesen Sie bitte hier weiter.
Jede Person, die sich als Mitglied Ihrer Institution beim aktuellen FID registriert oder zur Erneuerung ihrer Registrierung bei diesem FID aufgefordert wird, erhält diese Mitteilung per E-Mail. Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Ablaufs der Einzelnutzerregistrierung aus Institutionssicht und der Rolle der Institutionen bei der Vergabe der Berechtigung wird im Laufe der Erstregistrierung von Institutionen gegeben - um dorthin zu wechseln, klicken Sie bitte hier.
Nachdem die Einzelperson ggf. ihre Zugehörigkeit zur Institution gemäß vereinbartem Prozedere nachgewiesen hat, kann die Berechtigung vergeben werden. Sie finden die neu registrierten Einzelnutzer in der "Aufgabenliste" auf der persönlichen Seite Ihrer Institution. Einen Link zu Ihrer persönlichen Seite erhalten Sie auch in der Nachricht, mit der Sie über die Registrierung einer Einzelperson automatisch informiert werden (siehe auch hier).
Bitte prüfen Sie zunächst, ob für diese Person bereits ein weiteres Nutzerkonto existiert. Das können Sie feststellen, indem Sie nach dem Namen suchen:
Wenn die Trefferliste den Namen mehrfach enthält, dann klicken Sie bitte auf die Treffer, um in den Nutzerkonten zu prüfen, ob es sich um die gleiche Person handelt. Diese Doppelregistrierung über ein neues Nutzerkonto sollten Sie ablehnen und dabei eine entsprechende Notiz hinterlegen, etwa: „Bitte nutzen Sie Ihr bereits vorhandenes Nutzerkonto mit Benutzername .... Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich über das Passwortformular ein neues zusenden lassen".
Sofern es sich tatsächlich um eine Erstregistrierung handelt, sind Statusgruppe und Dauer der Berechtigung ("Lizenzdauer") zu prüfen, bevor Sie in Ihrer Aufgabenliste die Zugehörigkeit über den Button "berechtigt" bestätigen. Die Dauer der Berechtigung beträgt typischerweise 1 Jahr. Falls die Mitgliedschaft bereits früher erlischt, kann auch ein kürzeren Zeitraum eingestellt werden. Die Option "nicht berechtigt" ist zu wählen, falls die Person nicht zur Institution oder nicht zum berechtigten Nutzerkreis gehört.
Nach Vergabe der Berechtigung wird die Person immer automatisch informiert. Falls sie nicht berechtigt ist, sollten Sie vor Auswahl der Option "nicht berechtigt" eine Notiz hinterlegen. Diese wird in der automatisch übermittelten E-Mail dann als Ablehnungsgrund mitgeteilt. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.
Durch Klicken auf den Namen der Einzelperson können Sie zum Nutzerkonto navigieren und alle Informationen im Nutzerkonto einsehen. Wenn Sie dort Anpassungen vornehmen wollen, lesen Sie bitte hier weiter.
Wie behalte ich den Überblick über die registrierten Mitglieder meiner Institution?
Sofern Sie beim FID "berechtigt-Adminrechte" haben (mehr zu den Berechtigungen erfahren Sie hier), finden Sie auf der persönlichen Seite Ihrer Institution nach Login die Anzahl Ihrer beim FID berechtigten Mitglieder und unter "Einzelnutzer" einen Überblick über alle registrierten Mitglieder Ihrer Institution. Diese Informationen können Sie auch exportieren, Einzelheiten zu "Exporte und Reporte" erfahren Sie hier.
Im Überblick über die "Einzelnutzer" haben Sie die Möglichkeit, diese zu sortieren, nach Aktualität oder alphabetisch, und sie mittels verschiedener Facetten einzugrenzen.
Sie können zum Beispiel alle Personen filtern, deren Zugehörigkeit zu Ihrer Institution bei Ihnen noch in Prüfung ist. Das sind genau diejenigen Nutzerkonten, die Sie auch in der Aufgabenliste der persönlichen Seite Ihrer Institution finden, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerregistreirung übernimmt. Wie die Berechtigung dieser Einzelnutzer zu prüfen und ggf. zu bestätigen ist, können Sie dann hier nachlesen.
Sie können auch alle Einzelnutzer filtern, die beim FID berechtigt sind, weil die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution bereits geprüft und die Berechtigung vergeben wurde.
Außerdem können Sie alle Einzelnutzer filtern, deren Nachweis der Zugehörigkeit bei Ihrer Institution bereits abgelaufen ist, ebenso wie alle Einzelnutzer, die als "nicht berechtigt" abgelehnt wurden.
Wie finde ich ein registriertes Mitglied meiner Institution?
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein. Sie können das Mitglied unter "Einzelnutzer" in Ihrem persönlichen Bereich auswählen, wie hier beschrieben. Schneller ist häufig die Suche über die Suchmaske. Sie können nach dem Namen, dem Benutzernamen oder auch nach Straße, Stadt oder einem Teilwort der E-Mail-Adresse suchen.
Nach Auswahl aus der Trefferliste sehen Sie dann die Daten des Einzelnutzerkontos. Wenn Sie dort Anpassungen vornehmen müssen, lesen Sie bitte hier weiter.
Wie kann ich die Daten im Nutzerkonto meiner Mitglieder aktualisieren?
Für einen Zugriff auf die Einzelnutzerkonten benötigen Sie "berechtigt-Adminrechte" beim FID - mehr zu den Berechtigungen erfahren Sie hier. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Nutzerdaten Sie aktualisieren wollen. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen. Sie sehen die persönliche Seite des Mitgliedskontos und können im Bearbeitungsmodus die Adress- und Kontaktdaten ändern. Dazu wählen Sie den Reiter „meine Daten bearbeiten“ aus. Bitte ändern Sie personenbezogene Daten nur in Rücksprache mir der Person.
Ausführlichere Informationen zu den Einzelnutzerkonten finden Sie bei den FAQs für Einzelnutzer.
Wenn Sie die Statusgruppe des Mitglieds aktualisieren wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter. Wenn Sie die Ablauffrist anpassen wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter. Wenn Sie die Berechtigung ändern wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter.
Wie lange gilt die Berechtigung meiner Mitglieder?
Bei Vergabe der Berechtigung kann zwischen einer Berechtigungsdauer von drei Monaten, sechs Monaten, einem oder drei Jahren gewählt werden. Nach Ablauf der Berechtigung muss das Mitglied sein weiteres Interesse an der Teilnahme bestätigen und ggf. seine Zugehörigkeit erneut nachweisen, andernfalls wird im Nutzerkonto die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution automatisch deaktiviert und nach weiteren sechs Wochen entfernt. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.
Wie lange die Berechtigung eines konkretes Mitglieds Ihrer Institution gilt, können Sie in seinem Nutzerkonto einsehen, sofern Sie dafür die nötigen Rechte haben - mehr zu den Berechtigungen erfahren Sie hier. Dazu loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglieds kommen, können Sie hier nachlesen.
Sie sehen auf der persönlichen Seite des Mitgliedskontos rechts unter "Fachinformationsdienste" die Berechtigungen. Sofern mehrere Berechtigungen bestehen, ist der FID, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind, als erster aufgeführt. Wenn Ihre Institution beim aktuellen FID die Einzelnutzerverwaltung für ihre Mitglieder übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), dann können Sie die Angaben zur Zugehörigkeitsberechtigung bearbeiten - dazu lesen Sie dann bitte hier weiter.
Was muss ich tun, wenn die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution abläuft?
Mitglieder Ihrer Institution werden per E-Mail rechtzeitig (2 Monate) vor Ablauf der Berechtigung informiert. Wenn ein Mitglied über sein Nutzerkonto das weitere Interesse an der Teilnahme bestätigt, erfolgt, wie bereits bei der Erstregistrierung, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an die Adresse, die in Ihrem Nutzerkonto für Belange der Einzelnutzerregistrierung beim FID hinterlegt ist. Nach Login wird diese E-Mail-Adresse auf der persönlichen Seite Ihrer Institution rechts unter "Fachinformationsdienst(e)" angezeigt - mehr dazu finden Sie hier. Gleichzeitig sehen Sie das zu prüfende Mitgliedskonto in der Aufgabenliste auf der persönlichen Seite Ihrer Institution, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerregistrierung übernimmt (mehr dazu, wer die Einzelnutzerregistrierung übernimmt, erfahren Sie hier). Der Workflow ist der gleiche wie bei der Erstregistrierung eines Mitglieds - weitere Einzelheiten zum Workflow finden Sie hier. Die Verlängerung der Zugehörigkeitsberechtigung ist, wie auch die Erstvergabe der Berechtigung, eine kontinuierliche Aufgabe der jeweils zuständigen Kontaktperson für die Einzelnutzerregistrierung.
Wenn das Mitglied sein weiteres Interesse an der Teilnahme nicht vor Ablauf der Berechtigung bestätigt, wird die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch auf nicht berechtigt gesetzt, die Person erhält eine zweite Erinnerungs-E-Mail und hat nun nochmal die Möglichkeit, ihr weiteres Interesse zu bestätigen, bevor die Zugehörigkeit nach weiteren 6 Wochen entfernt und, sofern keine weitere Zugehörigkeit für dieses Nutzerkonto vorhanden ist, auch das Nutzerkonto gelöscht wird. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.
Was muss ich tun, wenn sich die Statusgruppe eines Mitglieds meiner Institution ändert?
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Statusgruppe sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.
Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Darüber kann die Statusgruppe des Mitglieds angepasst werden. Das Mitglied wird anschließend automatisch über die Änderung informiert.
Wie verlängere ich die Ablauffrist eines Mitglieds meiner Institution?
Loggen Sie sich als erstes mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein.
Wenn eine Fristverlängerung ansteht und das Mitglied sein Interesse an einer weiteren Teilnahme bestätigt hat, sehen Sie es in der Aufgabenliste auf der persönlichen Seite Ihrer Institution, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu, wer die Einzelnutzerregistrierung übernimmt, erfahren Sie hier). Dort kann die Berechtigung verlängert werden, wie hier beschrieben.
Soll die Ablaufffrist eines Mitglieds, das nicht bereits Teil Ihrer aktuellen Aufgabenliste ist, geändert werden, dann gehen Sie zum Nutzerkonto des Mitglieds. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen. Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Darüber können Sie die Lizenzdauer des Mitglieds anpassen, analog zur Aktualisierung der Statusgruppe, die hier ausführlicher beschrieben ist. Bitte kontrollieren Sie auch, ob die Berechtigung korrekt gesetzt ist - wie Sie diese ändern, können Sie hier nachlesen. Das Mitglied wird automatisch über diese Änderungen informiert.
Wie kann ich die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution ändern?
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Berechtigung sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.
Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Berechtigung ändern“, über den Sie die Anpassung vornehmen können. Wenn Sie zusätzlich einen Kommentar eintragen, erscheint dieser bei Wahl des Status "nicht berechtigt" als Ablehnungsgrund in der automatisch generierten E-Mail, die nach dem Speichern an das Mitglied gesendet wird. Der Kommentar wird immer auch in der Historie des Nutzerkontos angezeigt.
Falls Sie den Status von "nicht berechtigt" auf "berechtigt" setzen, dann sollten Sie anschließend das Ablaufdatum kontrollieren und evtl. neu setzen, wie hier beschrieben. Das Mitglied wird über jede Änderung seiner Berechtigung automatisch informiert.
Was muss ich tun, wenn ein Mitglied meiner Institution ausscheidet?
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Berechtigung sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.
Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“, über den Sie die Berechtigung ändern können. Lesen Sie dazu hier weiter. Eine Zugehörigkeit mit Status "nicht berechtigt" wird nach sechs Wochen automatisch entfernt. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegten E-Mail-Adresse.
Alternativ können Sie uns auch gerne über das Kontaktformular informieren, wir können das Nutzerkonto dann für Sie entfernen.
Exportschnittstelle / API
Wie kann ich die Teilnehmerdaten abrufen?
Nutzerdaten können aus dem ERMS entweder über ein vorgegebenes Formular (siehe FAQ zu Exporte und Reporte) oder über einen direkten Aufruf der Schnittstelle exportiert werden (siehe FAQ zu Schnittstelle / API).
Alle Exporte laufen in Echtzeit, d.h. sie werden bei jedem Aufruf dynamisch aus dem jeweiligen Datenbestand generiert. Deshalb ist beim Abruf einer großen Anzahl von Datensätzen etwas Geduld nötig, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Die Exportdaten sind in UTF-8 kodiert.
Wie erhalte ich vordefinierte Exporte und Reporte?
Eine einfache Möglichkeit die Exportschnittstelle anzusprechen, um Teilnehmerdaten aus dem ERMS abzurufen, wird über ein Formular bereitgestellt. Auf das Formular „Exporte und Reporte“ können Sie über Ihre persönlichen Seite zugreifen. Wie Sie zu Ihrer persönlichen Seite kommen, erfahren Sie hier.
Über verschiedene Filter können Sie wählen, was Sie exportieren wollen und in welchem Format.
(1) Was soll exportiert werden?:
Als Institution haben Sie nur eine Auswahlmöglichkeit: Einzelnutzer
Dieser Export beinhaltet die Informationen zu den registrierten Einzelnutzern und ihrer Zugehörigkeit zu Ihrer Institution.
Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz sowohl die Informationen zu dem Einzelnutzer (u. a. Name, Adress- und Kontaktdaten sowie ID, Status und Erstellungsdatum des Nutzerkontos) als auch die Art der Zugehörigkeit (Statusgruppe/Vereinsmitglied) und Berechtigung bei Ihrer Institution („in Prüfung“, „berechtigt“, „nicht berechtigt“, „abgelaufen“, „berechtigt, erneut in Prüfung“, „abgelaufen, erneut in Prüfung“). Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier.
Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu den Objekten der Beziehungen Einzelnutzer-Institution-FID.
(2) Die Anzahl der Treffer der Suchanfrage.
(3) Hier können Sie weitere Einzelheiten zu Art und Umfang des Datenexports wählen. Standard ist der „aufbereitete Report“ im CSV-Format, der alle für einen Überblick nötigen Informationen enthält und eine übersichtliche Anzeige und Filterung erlaubt. Beim vorliegenden CSV-Format entspricht jede Zeile der Datei einem Datensatz, als Feldtrenner innerhalb einer Zeile dient das Semikolon. Der Header der CSV-Datei enthält Informationen zum Report, wie Erstellungsdatum und die URL der Anfrage. Alternativ kann auch ein Systemexport im JSON-Format gewählt werden.
Es können bis zu 500 Datensätze in eine Datei exportiert werden. Bei mehr als 500 Treffern der Suchanfrage kann für die zusätzlichen Datensätze ein weiterer Export, z.B. „ab Datensatz“ 501, erfolgen.
(4) Bei ausgefülltem Exportformular erscheint unter „Download“ die URL der Anfrage. Wenn Sie diesen Link anklicken und bestätigen, dass Sie die Seite verlassen möchten, wird die Exportdatei generiert, was je nach Anzahl der Datensätze etwas dauern kann. Abhängig von der Einstellung in Ihrem Browser kann die Datei anschließend direkt geöffnet (z.B. mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie LibreOffice Calc oder Microsoft Excel) oder zunächst gespeichert werden.
Wie kann ich die Schnittstelle / API direkt ansprechen?
Exporte sind auch direkt über eine Schnittstelle/API abrufbar, die flexibel als erweiterte Suchfunktion nutzbar ist. Weitere Einzelheiten zur API finden Sie hier.
Das ERMS stellt außerdem eine Methode bereit, um einzelne Objekte zu exportieren: simple-export. Wird an eine URL der Aufruf simple-export angehängt, so werden die Daten des über die URL angesprochenen Objekts im JSON-Format zurückgeliefert. Zwei Beispiele:
